Potni nalogi lahko udarijo nazaj - dvakrat

Dvakrat lahko udarijo nazaj zato, ker se v primeru inšpekcijskega pregleda, družbi ne plača samo dodaten davek iz dobička, ampak se izplačila potnih stroškov zaposlenim prekvalificirajo v drug prejemek iz delovnega razmerja.

To pomeni, da se na eni strani dodatno obdavči družbo (davek iz dobička, prispevki na plačo, davek na izplačane plače), na drugi strani pa se uvede obnovo postopka odmere dohodnine pri zaposlenih, katero morajo seveda doplačati oni. Poti iz tega primeža ni, razen davčno načrtovanje.

Nespretneže davčni inšpektorji z lahkoto odkrijejo, saj s svojim ravnanjem povzročajo sami sebi več škode, kot pa prihrankov od davka od dobička. Vsakdo, ki samo bežno preleti potne naloge, lahko na daleč vidi, da se jih piše za nazaj, in to za cel mesec ali celo leto. V nadaljevanju tega sestavka boste spoznali, kako je potrebno pisati potne naloge.

Najpogostejše napake

Potni nalogi nimajo zaporednih številk. Če se številčijo zaporedno, nekaterih potnih nalogov ponavadi ni. Ta nepravilnost vzbuja sum, da se potni nalogi ne pišejo redno oz. da se pišejo za nazaj.

Naslov prebivališča zaposlenega na potnem nalogu ni popoln, temveč je naveden samo kraj ali pa sploh ni naveden. Prebivališče mora biti navedeno v celoti (ulica, hišna številka, kraj).

Na potnih nalogih manjka navedba, po čigavem nalogu je zaposleni odšel na službeno potovanje (npr. »po nalogu direktorja«).

Relacija poti ni dovolj natančno določena. Na potnem nalogu morajo biti navedeni vsi postanki, poleg kraja prihoda in odhoda.

Naloga s katero je odšel zaposleni na službeno pot na potnih nalogih ni dovolj natančno določena.

Na potni nalog je potrebno napisati:

• kakšen sejem je zaposleni obiskal (»obisk sejma« ni dovolj),
• kakšen posel se je pridobivalo in pri kom (»pridobivanje posla« ni dovlj),
• katerega poslovnega partnerja je obiskal (»obisk poslovnega partnerja« ni dovolj),
• kateri stranki se je oddala pošta (»oddaja pošte« ni dovolj),

Potni nalogi nimajo navedenega datuma in/ali ure odhoda ter vrnitve. Tudi v tem primeru lahko obstaja sum, da službeno potovanje dejansko ni bila opravljeno, poleg tega pa ni razvidno ali je službeno potovanje trajalo toliko časa, da je zaposleni upravičen do prejema dnevnice.

Na potnih nalogih se ne navede registrske številke službenega avtomobila.

Na potnih nalogih se napačno obračuna kilometrino, ali pa se na večdnevnih službenih potovanjih v tujino obračuna samo kilometrino, in ničesar drugega.

Na potnih nalogih manjka podpis predlagatelja obračuna potnih stroškov, ki je hkrati prejemnik izplačanih potnih stroškov.

Na potnih nalogih je odredbodajalec sicer podpisan, vendar pa potni nalog nima žiga podjetja - izplačevalca potnih stroškov.

Potni nalogi nimajo prilog iz katerih bi bilo razvidno, da je bilo potovanje dejansko opravljeno.

Skladno z 2. členom Uredbe o višini povračil stroškov v zvezi z delom in drugih osebnih prejemkov, ki se pri ugotavljanju davčne osnove priznavajo kot odhodek (Uradni list RS št. 72/93, 43/94, 62/94, 7/95, 82/97, 5/98) se dnevnice za službena potovanja, povračila stroškov prevoza na službeni poti ter povračila stroškov za službena potovanja v tujino v višini, ki jih določa ta uredba, ne vštevajo v osnovo za davek od osebnih prejemkov ter se priznajo kot odhodek v smislu davka od dobička pravnih oseb.

Pri opredelitvi stroškov v zvezi s službenim potovanjem, je potrebno tudi upoštevati slovenski računovodski standard (v nadaljevanju: SRS) 14, ki opredeljuje zadevne stroške kot stroške storitev pod pogojem, da so le ti v neposredni zvezi s poslovanjem pravne osebe ter SRS 21, ki opredeljuje knjigovodske listine. Po SRS 21 se potni nalogi, nalogi za izplačilo gotovine in podobno, štejejo kot nalogi za izvajanje, ki imajo pomožno naravo in usmerjajo h kontroli pravne veljavnosti izpričevalne listine, t.j. knjigovodske listine.

Iz navedenega izhaja, da mora biti potni nalog in drugi nalogi za izvajanje sestavljeni skladno s SRS 21.

Stroške povezane s službenim potovanjem v tujino ureja tudi Uredba o povračilu stroškov za službena potovanja v tujino (Uradni list RS 38/94, 63/94, 24/96). Skladno z navedeno uredbo povračila stroškov za službena potovanja v tujino obsegajo:

• dnevnico kot povračilo za stroške prehrane,
• povračilo stroškov za prenočišče,
• povračilo stroškov prevoza,
• povračilo drugih stroškov.

Uredba tudi določa višino stroškov, ki se ne vštevajo v davčno osnovo in se priznavajo kot strošek.

Akontacija potnih stroškov se lahko izplača v višini predvidenih stroškov, ki morajo biti v nalogu za službeno potovanje natančno razčlenjeni.

Nalog za službeno potovanje mora biti izdan pisno, podpiše ga direktor ali pooblaščena oseba. Le izjemoma se nalog da tudi ustno, vendar mora biti pisni nalog izstavljen najpozneje v dveh dneh, ko je upravičenec odšel na pot.

Obračun stroškov nastalih na službenem potovanju v tujino se predloži pristojnemu delavcu najkasneje v 7 dneh po končanem potovanju. Pristojni delavec je dolžan celotno dokumentacijo in morebitni ostanek sredstev predložiti finančni službi v 7 dneh po prejemu obračuna (20. člen Uredbe)

Nasveti za izpolnjevanje potnih nalogov

Potni nalogi morajo vsebovati naslednje podatke:

• številko in datum potnega naloga,
• delovno mesto, na katerega je razporejen zaposleni,
• prebivališče zaposlenega,
• naloga – če gre npr. za poslovni obisk, je pomembna tudi navedba poslovnih strank, ki se obiščejo,
• točno relacijo poti (npr. če gre za relacijo Ljubljana - Metlika, s postankom pri poslovnem partnerju v Novem Mestu, je potrebno na potni nalog napisati relacijo Ljubljana – Novo Mesto - Metlika - Ljubljana),
• datum in ura prihoda in odhoda,
• ali je bil izplačan predujem ali ne,
• navedba, ali gre za uporabo privatnega ali službenega vozila z navedeno registrsko številko službenega vozila,
• podpis odredbodajalca na nalogu za službeno potovanje ter na obračunu potnih stroškov,
• podpis predlagatelja na obračunu potnih stroškov,
• podatek, ali je obračunana dnevnica ali ne in njena višina,
• začetno in končno stanje števca v službenih vozilih se mora voditi na potnih nalogih ali posebni evidenci,
• število prevoženih kilometrov s točno navedbo krajev,
• na obračunu potnih stroškov je potrebno našteti dokumente (lahko tudi s številkami) s katerimi se dokazuje, da je bilo službeno potovanje dejansko opravljeno:
• odtisniti žig firme.

Svetujemo vam, da spoštujete naslednja pravila za izpolnjevanje potnih nalogov:

1. potne naloge pišite sproti,
2. na potni nalog vpišite vse podatke, ki jih ima obrazec,
3. v potne naloge vpisujte dejanske kilometre,
4. na potni nalogu morajo biti trije podpis (od predlagatelja, od odobritelja in prejemnika potnih stroškov),
5. na potne naloge pišite številke izdanih in prejetih računov, ki se nanašajo na opravljeno službeno pot (v poštev pridejo tudi podpisane pogodbe in predpogodbe ali osnutki pogodb),
6. potnim nalogom prilagajte račune, ki ste jih plačali na poti (cestninski listki, računi za tunelske pristojbine in mostnine, vstopnice za sejme, računi za nočitve, računi za parkirnine, računi za taksiste in podobno).

Potne naloge lahko izpolnjujete tudi za en teden ali mesec. Svetujemo vam, da si na podlagi obrazca za potne naloge pogledate kateri podatki se ponavljajo, in ti lahko služijo kot osnova za tedenski ali mesečni potni nalog.

Kot priloga k potnemu nalogu ne sodi račun DARS-a za nakup dobro imetja za tablico ABC. K potnim nalogom je potrebno prilagati potrdila o plačilu cestnine, ki jih lahko dobijo tudi uporabniki tablic ABC, in sicer na kombinirani stezi za plačevanja cestnine, in sicer tako, da uslužbenca DARS-a zaprosite, da vam iztiska potrdilo. Če vam ta možnost ni po godu, je verodostojna listina tudi mesečni ali tedenski izpis o uporabi tablice ABC, ki ga lahko pridobi le lastnik in se ga priloži k potnem nalogu.

Pri izplačevanju potnih stroškov ne smete pozabiti na pravilnost in točnost blagajniškega poslovanja.

Tudi če si ne izplačujete potnih stroškov, morate potne naloge pisati. Tako se lažje upraviči, da so se službena vozila uporabljala v poslovne namene in s tem se ne ogrozi pravilnosti izkaza uspeha: Če namreč davčni inšpektor podvomi o uporabi službenega vozila zgolj v poslovne namene, se družbi oziroma zaposlenim v najslabšem primeru zgodijo kar štiri stvari:

• za osebno vozilo se vam ne prizna obračunana amortizacija ter revalorizacija,
• pravica do uporabe službenega vozila v zasebne namene se šteje kot boniteta, kar pomeni, da se to šteje kot dodatek k plači (več o bonitetah si lahko preberete v sestavku z naslovom »S službenim avtom kadarkoli in kamorkoli«)
• družbi se naloži plačilo neplačanih akontacij davka od osebnih prejemkov z zamudnimi obrestmi
• uporabnikom službenih vozil v zasebne namene se uvede obnovitev postopka za odmero dohodnine in temu lahko sledi tudi eventualno doplačilo s strani dohodninskega zavezanca

Kako ravnajo davčni inšpektorji

Zavedati se je potrebno, da davčni inšpektorji zelo radi preverjajo upravičenost izplačil kilometrin in dnevnic za zaposlene.

Običajno se inšpektorji odločajo, da tistih potnih nalogov, ki nimajo prilog sploh ne gledajo in jih uvrstijo med davčno nepriznane odhodke davčnega zavezanca, hkrati pa izplačilo zaposlenemu preko potnega naloga prekvalificirajo v drug prejemek iz delovnega razmerja.

Na tako izplačano plačo, pa je potrebno še naknadno doplačati dohodnino in vse ostale prispevke. Poleg tega se običajno zaračuna na vse skupaj še zamudne obresti, na koncu pa se poda še predlog za sodniku za prekrške.

Zavedati se je tudi potrebno, da je očitna poneverba poslovnih listin osnova za kazensko ovadbo, ki jo prav tako lahko poda davčni inšpektor.

Robert Kovačič

O avtorju: Robert Kovačič, stalni avtor člankov pri poslovnem dnevniku Finance, in sodelavec podjetja Diors d.o.o. Robert pomaga podjetjem povečati dobiček z optimiziranjem davčne osnove in opravlja mednarodno davčno načrtovanje. Na spletni strani www.svetovalci.com se lahko naročite na brezplačno publikacijo Poslovna obvestila, kjer boste mesečno prejemali povzetke gospodarske zakonodaje in še mnogo več.